CopyStart Manager – Motorul de facturare

1. Scop

Acest document descrie regulile de business și principiile de calcul pentru facturarea serviciilor de outsourcing ale echipamentelor de printing.

Motorul de facturare trebuie să fie configurabil. Regulile comerciale nu vor fi scrise rigid pentru fiecare client în cod, ci vor fi definite prin contracte, profiluri de facturare, grupuri de facturare și perioade de valabilitate.

2. Principii generale

• facturarea din luna curentă privește luna anterioară;
• calculele trebuie să poată fi explicate până la nivel de echipament;
• tarifele, minimele și condițiile comerciale trebuie să aibă perioadă de valabilitate;
• modificările viitoare nu trebuie să schimbe calculele istorice;
• facturile emise nu se modifică;
• corectarea unei facturi emise se va face prin stornare și refacturare;
• aplicația trebuie să poată simula calculul fără să emită factura;
• desfășurătorul transmis clientului va afișa consumul real pe echipament;
• detaliile complete de calcul vor rămâne disponibile intern.

3. Structura comercială

Facturarea se bazează pe următoarele entități distincte:

1. Client juridic
2. Contract-cadru
3. Punct de lucru
4. Profil de facturare
5. Grup de facturare
6. Echipament
7. Reguli tarifare
8. Citiri și consumuri
9. Factură
10. Desfășurător

Un singur client juridic poate avea:

• mai multe puncte de lucru;
• mai multe profiluri de facturare;
• unul sau mai multe contracte-cadru;
• tarife diferite pe puncte de lucru;
• facturi separate sau consolidate.

4. Profilul de facturare

Profilul de facturare reprezintă gruparea pentru care se emite o factură distinctă.

Un profil poate include:

• una sau mai multe locații;
• unul sau mai multe echipamente;
• unul sau mai multe grupuri de facturare;
• un contract-cadru;
• date proprii de afișare pe factură;
• adresă de e-mail pentru transmiterea documentelor;
• termen de plată;
• condiții speciale;
• perioadă de valabilitate.

5. Grupul de facturare

Grupul de facturare definește modul în care sunt calculate procesările pentru un set de echipamente.

Un profil de facturare poate avea mai multe grupuri, de exemplu:

• grup monocrom cu minim individual;
• grup monocrom cu mediere;
• grup color fără minim;
• grup de abonamente;
• grup cu condiții speciale.

Fiecare grup va avea:

• denumire;
• categorie de procesare;
• tip de calcul;
• tarif;
• minim contractual;
• echipamente incluse;
• perioadă de valabilitate;
• stare activă sau inactivă.

6. Categorii de procesare

Categoriile inițiale sunt:

• A4 monocrom;
• A4 color;
• A3 monocrom;
• A3 color.

Pentru facturare:

• 1 procesare A3 monocrom = 2 procesări A4 monocrom;
• 1 procesare A3 color = 2 procesări A4 color.

Formula:

Procesări monocrom facturabile = A4 monocrom + (2 × A3 monocrom)

Procesări color facturabile = A4 color + (2 × A3 color)

Citirile A3 vor fi păstrate separat în istoric, chiar dacă factura și desfășurătorul afișează echivalentul A4.

7. Tipuri de minim contractual

7.1. Fără minim

Se facturează consumul real.

Formula:

Pagini facturabile = consum real

7.2. Minim individual pe echipament

Fiecare echipament este evaluat separat.

Formula:

Pagini facturabile pe echipament = max(consum real, minim individual)

Consumul unui echipament nu compensează consumul altuia.

7.3. Minim mediat pe grup

Se însumează consumul tuturor echipamentelor eligibile din grup.

Formula:

Minim total grup = număr echipamente eligibile × minim per echipament

Pagini facturabile grup = max(consum real total, minim total grup)

În mediere, consumurile echipamentelor se pot compensa între ele.

8. Reguli pentru mediere

Momentan, medierea se aplică numai procesărilor monocrom.

Sistemul va fi proiectat astfel încât pe viitor să poată permite și alte categorii.

Un grup de mediere poate include doar echipamente care:

• au același tarif;
• aparțin aceluiași profil de facturare;
• sunt marcate explicit ca membre ale aceluiași grup;
• sunt eligibile pentru perioada facturată.

Un client poate avea simultan:

• echipamente în grup de mediere;
• echipamente cu minim individual;
• echipamente fără minim.

9. Desfășurătorul și minimul contractual

Desfășurătorul transmis clientului va afișa consumul real pe fiecare echipament.

Diferența dintre consumul real și minimul facturat:

• nu se distribuie artificial între echipamente;
• nu modifică valorile reale afișate în desfășurător;
• rămâne explicată intern în calculul facturii.

Factura va afișa totalul facturabil rezultat după aplicarea regulilor contractuale.

10. Reguli pentru instalări

Dacă un echipament este instalat până în data de 10 inclusiv a lunii facturate:

• intră în facturare pentru luna respectivă;
• minimul lunar se aplică integral, dacă este configurat.

Dacă un echipament este instalat după data de 10:

• nu intră în facturarea lunii respective;
• începe să fie eligibil din luna următoare.

Pragul de 10 trebuie păstrat ca regulă configurabilă, nu scris rigid în cod.

11. Reguli pentru retrageri

Dacă un echipament este retras în cursul lunii:

• intră în facturarea lunii respective;
• minimul lunar se aplică integral, dacă este configurat;
• nu se face proratarea minimului în funcție de numărul de zile.

12. Reguli pentru înlocuiri

12.1. Înlocuire tehnică la același tarif

Dacă echipamentul este înlocuit cu altul care păstrează același tarif și aceleași condiții comerciale:

• se înregistrează citirea finală a echipamentului retras;
• se înregistrează citirea inițială a echipamentului nou;
• consumul celor două echipamente se cumulează pentru perioada respectivă;
• operațiunea este tratată ca o continuitate comercială.

12.2. Înlocuire cu alt model sau alt tarif

Dacă noul echipament are alt model comercial, alt tarif sau alte condiții:

• echipamentul vechi este tratat ca retras;
• echipamentul nou este tratat ca instalat;
• se aplică separat regulile de retragere și instalare;
• consumurile nu se cumulează ca o singură continuitate comercială.

13. Structura facturii

Factura va păstra întotdeauna următoarele linii:

• Procesări alb-negru;
• Procesări color;
• Abonamente echipamente;
• Penalități.

Dacă o componentă nu are valoare, aceasta va fi afișată cu valoarea zero.

Factura va conține valori agregate la nivelul profilului de facturare.

14. Desfășurătorul transmis clientului

Desfășurătorul va conține doar:

• seria echipamentului;
• locația echipamentului;
• procesările alb-negru;
• procesările color.

Detaliile interne, precum citirile, tarifele, minimele, formulele și ajustările, nu vor fi afișate obligatoriu clientului.

15. Calcul intern detaliat

Pentru fiecare echipament sau grup, aplicația va păstra intern:

• citirea anterioară;
• citirea curentă;
• consumul real;
• conversia A3 în echivalent A4;
• minimul contractual;
• tipul de minim;
• consumul eligibil;
• paginile facturabile;
• tariful aplicat;
• valoarea rezultată;
• regula contractuală utilizată;
• versiunea contractului;
• explicația calculului.

16. Simulare

Aplicația va permite simularea facturării fără emiterea unei facturi.

Simularea va putea fi folosită pentru:

• verificarea citirilor;
• testarea unui tarif nou;
• testarea unui minim nou;
• estimarea unei facturi viitoare;
• verificarea efectului instalării sau retragerii unui echipament;
• compararea cu rezultatele din Excel.

Simularea nu va crea document fiscal și nu va bloca perioada.

17. Imutabilitatea facturilor

După emitere, factura și calculul asociat devin nemodificabile.

Aplicația trebuie să păstreze:

• valorile facturate;
• regulile utilizate;
• tarifele utilizate;
• echipamentele incluse;
• citirile utilizate;
• data emiterii;
• utilizatorul care a emis factura;
• fișierul PDF;
• desfășurătorul PDF.

Orice corecție se va face prin:

• stornare;
• recalculare;
• emiterea unei facturi noi.

18. Migrarea din Excel

Structura aplicației nu va copia direct structura foilor Excel.

Migrarea va transforma datele în:

• clienți juridici;
• contracte-cadru;
• puncte de lucru;
• profiluri de facturare;
• grupuri de facturare;
• echipamente;
• tarife;
• minime;
• citiri istorice;
• condiții speciale.

Importul va fi făcut mai întâi într-un mediu de test.

Rezultatele aplicației vor fi comparate cu facturile și desfășurătoarele generate în Excel înainte de migrarea finală.

19. Reguli rămase de clarificat

• modul de calcul al penalităților;
• tipurile de abonamente;
• pragurile tarifare;
• condițiile speciale pe client;
• tratamentul echipamentelor inactive temporar;
• citirile lipsă sau estimate;
• corecțiile de citiri;
• facturarea perioadelor excepționale;
• rotunjirile;
• TVA-ul și eventualele modificări legislative;
• exportul către sistemul contabil;
• integrarea viitoare cu e-Factura.