Sari la conținut

CopyStart Manager – Project Charter

1. Scop

CopyStart Manager este o aplicație web internă destinată administrării activității de outsourcing și service pentru echipamente de printing.

Aplicația va înlocui treptat:

  • Nextcloud Deck pentru managementul tichetelor;
  • fișierele Excel utilizate pentru evidența echipamentelor, citiri și facturare;
  • organizarea separată a documentelor și proceselor-verbale.

2. Utilizatori

Aplicația va fi utilizată de:

  • administrator;
  • manager tehnic;
  • tehnicieni;
  • departamentul de facturare;
  • depozit;
  • vânzări;
  • management.

Accesul la informații și acțiuni va fi controlat prin roluri și permisiuni.

3. Module planificate

  • autentificare și utilizatori;
  • roluri și permisiuni;
  • zone și departamente;
  • clienți;
  • locații și puncte de lucru;
  • persoane de contact;
  • echipamente;
  • istoric echipamente;
  • tichete de intervenție;
  • comentarii, mențiuni și notificări;
  • documente și procese-verbale;
  • citiri lunare;
  • contracte;
  • planuri tarifare;
  • condiții speciale;
  • calcul automat pentru facturare;
  • facturi și documente PDF;
  • rapoarte și dashboard-uri;
  • jurnal de audit.

4. Citiri echipamente

Pentru fiecare echipament și fiecare lună se vor putea înregistra:

  • citire A4 monocrom;
  • citire A4 color;
  • citire A3 monocrom;
  • citire A3 color.

Aplicația va păstra istoricul complet și va calcula consumul lunar pe baza diferenței dintre citiri.

5. Principii

  • aplicație web responsive;
  • o singură bază centrală de date;
  • cod și componente fără costuri de licențiere;
  • date istorice păstrate, nu șterse;
  • fiecare calcul de facturare trebuie să poată fi explicat;
  • modificările importante trebuie înregistrate în jurnalul de audit;
  • documentele trebuie păstrate într-o zonă privată;
  • backup-ul și restaurarea trebuie documentate și testate;
  • Nextcloud rămâne funcțional până la finalizarea și validarea migrării.

6. Arhitectură propusă

  • backend: Laravel;
  • bază de date: MySQL sau MariaDB;
  • interfață: web responsive;
  • mediu izolat pentru aplicație;
  • Git pentru versionarea codului și documentației;
  • dezvoltare și testare înainte de publicarea în producție;
  • aplicația de producție va fi accesibilă prin tehnic.copystart.ro.

7. Etape principale

  1. infrastructură și documentație;
  2. autentificare, utilizatori și permisiuni;
  3. clienți, locații și persoane de contact;
  4. echipamente și istoric;
  5. tichete și documente;
  6. citiri lunare;
  7. contracte și tarife;
  8. motor de calcul;
  9. facturare și PDF;
  10. rapoarte, automatizări și migrare completă.

8. Regula de migrare

Nextcloud și Excel rămân sistemele operaționale până când modulele echivalente din CopyStart Manager sunt testate și validate.

Nicio componentă veche nu va fi oprită înainte de:

  • backup;
  • verificarea datelor migrate;
  • testarea funcțională;
  • existența unei proceduri de revenire.